Privacy beleid Scouting Beelaerts van Blokland

Privacybeleid Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland

Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hier graag duidelijk en transparant over informeren.

Privacy statement

In het privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement van het ledenadministratiesysteem Scouts Online is te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het invullen en inleveren van het aanmeldingsformulier te vinden op de pagina formulieren. De gegevens ingevuld op dit formulier worden door de ledenadministratie beheerd. De ledenadministratie en speltakteamleider hebben als enige partijen inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het aanmeldingsformulier gearchiveerd in een map door de ledenadministratie. Het privacy statement voor Scouts Online is te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Medische formulieren activiteiten en kampen

Een veilige speelomgeving staat bij Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland centraal. Een ongeluk zit echter in een klein hoekje, en soms kan het nodig zijn om een arts te raadplegen. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden informatie beschikt over de gezondheid van het lid. Voorbeelden hiervan zijn voedselallergieën of het gebruik van medicatie. Voor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van het medische formulier die per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers van het lid. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De medische formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als ingevuld op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie, of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie van het lid. Voorbeelden hiervan zijn allergieën of het gebruik van medicatie. Het is voor Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland niet toegestaan om deze “bijzondere persoonsgegevens” te registeren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het (bege)leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger van het betreffende jeugdlid.

Registratie activiteiten

Voor sommige (groeps)activiteiten en kampen wordt er gebruik gemaakt van een hard-copy inschrijfformulier of een online registratieformulier. De vergaarde gegevens van deze formulieren zijn inzichtelijk voor de organisatie van de betreffende activiteit. De formulieren worden na afloop van de activiteit vernietigd.

Contactgegevens

Via het platform Scouts Online, privacy statement te vinden op www.scouting.nl/privacy, kunnen leiding van betreffende speltak contact gegevens van jeugdleden, ouders en/of verzorgers vinden. Dit platform wordt gebruikt om, indien nodig, contact op te nemen met betreffende partijen.

Deze gegevens zijn alleen inzichtelijk voor de speltakleiding van het jeugdlid.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd binnen het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Het privacy statement van Scouts Online is te vinden op www.scouting.nl/privacy. Enkel de penningmeesters van Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland hebben inzicht in de financiële gegevens.

Online media

Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland verstuurd via e-mail nieuwsbrieven. Binnen deze nieuwsbrieven wordt verschillende informatie over de groep gedeeld. Deze nieuwsbrieven worden door alle leden ontvangen op het opgegeven e-mailadres bij de lidmaatschapsregistratie. Er is een mogelijkheid voor een OPT-out.

De speltakken maken ook gebruik van sociale media zoals WhatsApp groepen om te communiceren met ouders en leden (rowans). Dit betekent dat persoonlijke informatie zoals telefoonnummers gedeeld worden via deze groep. Indien ouders/leden geen gebruik wensen te maken van deze groepen dienen zij zich hiervoor zelf af te melden, danwel de acceptatie om lid te worden niet accepteren.

Beeldmateriaal

Tijdens verschillende activiteiten wordt er door Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland foto- en videomateriaal opgenomen. Dit materiaal wordt gebruikt ten behoeve van de promotie van Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland. Bij het registreren van het lidmaatschap van een lid wordt er automatisch akkoord gegaan met het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming intrekken is altijd mogelijk door een mail te sturen naar privacy@scouting-bvb.nl

Communicatie

Het privacybeleid van Scoutinggroep Jhr. Beelaers van Blokland is te vinden op de website www.scouting-bvb.nl en op te vragen via info@scouting-bvb.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep Jhr. Beelaerts van Blokland binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scouting-bvb.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.